10 pratiques rapides et (très) efficaces pour une communication (orale et écrite) responsable et constructive
« Entre ce que je pense, ce que je veux dire, ce que je crois dire, ce que je dis, ce que vous avez envie d’entendre, ce que vous croyez entendre, ce que vous entendez, ce que vous croyez en comprendre, ce que vous avez envie de comprendre, et ce que vous comprenez, il y a au moins dix possibilités qu’on ait des difficultés à communiquer… ! »
Comment diffuser un bon état d’esprit dans mon entreprise ? Eviter les conflits ? Développer la motivation de mes équipes ? Gagner en performance ?
Voici 10 pratiques de communication rapides et (très) efficaces à entretenir tous ensemble.
1. Informer régulièrement avec clarté
Un exercice qui demande de la rigueur, de la précision et de l’organisation. Quel type d’information ? Quelle quantité ? A quel moment ? Par quel biais ?
L’absence d’information peut-être anxiogène pour des équipes. Apprendre l’information via un collègue, une personne externe au service voire à l’entreprise est très démotivant.
Apporter de la précision dans ses propos surtout s’ils ont évolués : Ex : J’attends de voir. J’attends de voir quoi ? quand ? avec qui ? Qu’est ce qui me montrera que l’objectif est atteint ?
2. Adopter les filtres de Socrate
Veiller à ne pas diffuser, ni recevoir une information dont :
La vérité n’est pas avérée. S’assurer de la fiabilité, validité et de la source de l’information. (Il parait que, je crois que, etc. sources de rumeur et calomnie)
L’utilité n’est pas démontrée : en quoi ce que je dis est utile et constructif ?
L’intentionnalité n’est pas bonne : quelles conséquences a cette communication ? (Diviser pour mieux régner est dévastateur)
3. Distinguer « faits / opinions / sentiments »
La communication au quotidien est composée d’un ensemble de faits, d’opinions et de sentiments. La confusion entre les 3 peut entraîner des incompréhensions voire conflits.
Il est important de savoir les distinguer et de ramener la discussion autour du fait puis d’exprimer et d’écouter respectueusement les différentes opinions ou sentiments pour converser de manière constructive.
Les faits, c’est ce qui existe, c’est une réalité : Ex : Picasso est un peintre célèbre
L’opinion est un jugement, un avis personnel, une manière de penser sur un sujet.
Ce n’est pas La vérité, c’est celle de celui ou de celle qui l’énonce. Ex : Picasso est le plus grand peintre de sa génération
Le sentiment se définit comme tout ce que nous ressentons, en particulier les émotions de faible intensité et les passions, ainsi que les inclinations générales de l’homme (sentiment moral, admiration, …). Ex : J’adore Picasso
Socrate
4. Savoir donner et recevoir des feed-back.
Un bon feed-back permet à l’autre de grandir en retour. Il doit être réalisé dans de bonnes conditions (avoir le temps, être dans un état d’esprit positif, tous les interlocuteurs doivent être disponibles) Il doit être constructif, basé sur des faits, des actes, proposer si nécessaire des pistes d’amélioration, de travail, de réflexion.
C’est un outil de reconnaissance et également de régulation.
5. Être congruent dans sa communication.
Ex : Si, si, elle est pas mal ta présentation
Il est préférable de faire un bon feed-back à son interlocuteur plutôt que de ne pas exprimer ce que l’on pense et que notre intonation ou mimiques trahissent la réalité de la pensée.
6. Adopter une posture de coach
Amener notre interlocuteur à se poser les bonnes questions pour atteindre son objectif.
La métaphore du sport est éloquente : plutôt que de demander au tennisman de regarder la balle quand il la frappe, l’entraîneur va lui demander : « Dis-moi quand tu frappes la balle dans quel sens elle tourne et à quelle hauteur du filet elle passe. » Efficacité assurée, le tennisman regarde la balle et va plus loin. Concentration, attention, motivation immédiate. Attitude déclinable en toutes situations.
7. L’emploi du « Je » dans l’expression de ses propos.
Parler de soi, de ses attentes, de son ressenti en évitant le « Tu » accusateur qui tue. (J. Salomé)
Bannir le « on », évasif, imprécis, sources de sous-entendus. Parler en tant que responsable de projet, fonction, département et s’adresser à une personne en tant que « chef de projet » « responsable marketing », etc. se référer aux faits et comportements.
8. Parler le langage de l’autre
Ecouter, s’adapter à la personnalité, au mode de fonctionnement et forme d’intelligence de son interlocuteur. Découvrir et accepter qu’il existe plusieurs formes d’intelligence et qu’identifiées elles sont une richesse infinie.
9. Choisir le moyen le plus approprié
A chaque circonstance, interlocuteur et importance du sujet son moyen de communication privilégié (Mail, SMS, téléphone, visioconférence, entretien en face à face, etc.)
En se rappelant que selon la règle des 3 V.
7 % de la communication serait verbale (par la signification des mots)
38 % de la communication serait vocale (intonation et son de la voix)
55 % de la communication serait visuelle (expressions du visage et du langage corporel).
L’écrit doit rester factuel. (Mail, sms, lettre, etc.)
Privilégier le face à face pour une communication optimale et aborder des sujets complexes.
10. Vérifier l’exactitude de l’orthographe et la ponctuation dont l’importance est sous-estimée…
Les 2 exemples ci-dessous devraient vous convaincre.
La mort de cet homme que j’ai tant désiré.
La mort de cet homme que j’ai tant désirée.
Et si on mangeait les enfants ?
Et si on mangeait, les enfants ?
Blandine Mantelin